C O M U N E D I P R A T O L A S E R R A
Provincia di Avellino
Allegato alla deliberazione
di G.C.n.96 del 11-11-2004
REGOLAMENTO DI DISCIPLINA DEI CONTROLLI INTERNI
DISPOSIZIONI GENERALI
Art. 1
Istituzione dei Servizi di Controllo Interno
In relazione all’entità demografica, alle dimensioni ed alle caratteristiche aggregative ed alla struttura organizzativa dell’Ente, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1 e seguenti del D.Lgs. 30/07/1999 n°286 sono istituiti presso il Comune di Pratola Serra i seguenti Servizi di Controllo Interno:
n Servizio di Valutazione e Controllo Strategico;
n Servizio del Controllo di Gestione;
Art. 2
Definizione dei Controlli Interni
1. Il Controllo Interno Strategico costituisce strumento di supporto per gli organi di governo dell’Ente, volto a supportare l’attività di programmazione strategica e di indirizzo politico - amministrativo.
2. Il Controllo Interno di Gestione costituisce strumento di supporto, di lavoro e di guida per i dirigenti (funzionari apicali) posti al vertice delle unità organizzative volto a formare una conoscenza sistematica dell’andamento della gestione dei Servizi e degli Uffici, al fine di verificare l’impiego ottimale delle risorse per il raggiungimento degli obiettivi programmati.
Art. 3
Obiettivi dei Controlli
1. Il Controllo Strategico ha lo scopo di valutare, in funzione dell’esercizio dei poteri di indirizzo da parte dei competenti organi, l’adeguatezza delle scelte di indirizzo politico dell’Amministrazione compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti ed obiettivi predefiniti.
2. Il Controllo di Gestione è diritto a verificare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa posta in essere per la realizzazione degli obiettivi programmati al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi e risultati.
CONTROLLO STRATEGICO
Art. 4
Attività di Controllo Strategico
L’attività di Controllo Strategico consiste nell’analisi preventiva e successiva della carenza degli atti di programmazione e pianificazione operativa, della congruenza e degli eventuali scostamenti tra i programmi di governo della Giunta e del Consiglio, tra gli obiettivi operativi prescelti, le scelte operative effettuate e le risorse umane, finanziarie e materiali, assegnate, con identificazione degli eventuali responsabilità per la mancata o parziale attuazione e dei possibili rimedi.
Art. 5
Struttura Operativa - Nucleo di Valutazione
1. Il Controllo Strategico è effettuato da apposito Nucleo di Valutazione che opera in posizione di autonomia, risponde direttamente agli organi di direzione politica e riferisce ad essi in via riservata.
2. Il Nucleo di Valutazione è un collegio composto da tre membri estranei all’Amministrazione, scelti tra esperti di tecniche di monitoraggio, valutazione, controllo e disciplina economico - aziendale.
3. Esso è nominato con provvedimento della Giunta Comunale, che attribuisce anche le funzioni di Presidente ad uno dei membri del Collegio stesso.
La durata dell’incarico per i singoli componenti è pari a 5 anni ed è rinnovabile per una sola volta. In caso di cessazione anticipata dall’incarico di uno dei componenti, la Giunta Comunale ne delibera la sostituzione, nominando un altro membro di durata non superiore a quella originariamente prevista per il componente sostituito.
4. Ad ogni componente del nucleo di valutazione spetta un gettone di presenza per ogni seduta pari a € 100,00 (oltre IVA e cap se dovuti) oltre al rimborso delle spese di viaggio commisurate ad 1/5 del costo della benzina super per ogni chilometro percorso;
5. Ai fini della scelta si applicano, per quanto possibile, le modalità e le procedure di cui al DPR n. 338 del 18/4/99.
Art. 6
Funzionamento del Nucleo di Valutazione
1. Il Nucleo di valutazione è validamente costituito anche nel caso in cui siano presenti solo due componenti, tranne nelle ipotesi previste nel comma 3 del presente articolo.
2. I verbali delle attività del Nucleo di Valutazione vengono redatti a cura degli stessi componenti.
3. Nel caso si debbano assumere decisioni in cui vi sono disparità di vedute tra i suoi membri, il Nucleo di Valutazione delibera a maggioranza.
4. Ciascun componente farà presente a verbale le proprie motivazioni.
5. In questi casi ed in casi analoghi, eventuali documenti che riguardano valutazioni di soggetti (persone fisiche) coinvolti, sono da considerarsi sottratti all’accesso (art. 24 L.241/90 e art.8, c. 5 l d)) del DPR 352/92) salvo deroghe di legge.
Art. 7
Funzioni particolari e di valutazione
1. Il Nucleo di Valutazione, oltre alle attività direttamente connesse con il controllo strategico, svolge anche, a supporto dell’organo di indirizzo politico i compiti e le funzioni relative all’attività di valutazione dei funzionari apicali posti al vertice di strutture organizzative che sono direttamente destinatari delle direttive emanate dagli organi di indirizzo politico - amministrativo e perciò direttamente responsabili dell’attuazione dei programmi.
2. A tal fine il Nucleo di Valutazione predispone, in sintonia con il sistema complessivo dei controllori interni, i criteri ed i parametri di valutazione dei risultati della gestione delle singole strutture organizzative e delle prestazioni dei responsabili apicali, da sottoporsi all’approvazione della Giunta.
3. La metodologia da predisporsi, il processo di valutazione, la valutazione deve avere ad oggetto sia le prestazioni dei funzionari apicali in ordine ai risultati della gestione delle attività amministrative svolte, sia l’insieme dei loro comportamenti relativi allo sviluppo delle risorse professionali, umane ed organizzative ad essi assegnate.
4. La valutazione ha periodicità annuale ed è formalizzata entro il 31 gennaio dell’anno successivo con le modalità stabilite dal nucleo di valutazione e comunque ispirate a criteri di oggettività, trasparenza e garanzia del contraddittorio (partecipazione del valutato al procedimento).
5. Il Nucleo di Valutazione svolge, altresì, le altre funzioni eventualmente previste da specifiche norme di legge o dalla norma sulla contrattazione collettiva.
Art. 8
Facoltà di accesso
1. I singoli componenti il nucleo di valutazione per quanto concerne l’esercizio delle funzioni di controllo strategico e di valutazione, hanno regolare accesso ad informazioni, atti e documenti presso gli Uffici dell’Ente.
2. Ai fini della valutazione dei funzionari apicali utilizzano anche i risultati del Controllo di Gestione.
Art. 9
Rapporti con gli altri Organi
1. Il Nucleo di Valutazione attua i propri controlli senza interferire né sovrapporsi alle attività di controllo di altri organi o uffici esterni o interni.
2. Il Servizio Finanziario mette a disposizione del suddetto Nucleo i risultati delle rilevazioni e dei controlli da esso effettuati sulla gestione economico - finanziaria.
Art. 10
Astensione o ricusazione
1. Nei riguardi dei componenti il nucleo di valutazione, in analogia a quanto previsto dal codice vigente di procedura civile, si applicano gli istituti dell’astensione e della ricusazione.
Art. 11
Attività del Controllo di Gestione
1. L’attività di Controllo di Gestione consente nella verifica, all’inizio, nel corso e al termine della gestione, dello stato di attuazione degli obiettivi programmati e, attraverso l’analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la quantità e qualità dei servizi offerti, della funzionalità dell’organizzazione dell’Ente, del livello di efficienza, efficacia ed economicità dell’attività di gestione svolta per il raggiungimento degli obiettivi raggiunti.
Art. 12
Struttura operativa
1. In considerazione delle ridotte dimensioni demografiche dell’Ente, in deroga ai principi di cui all’art. 1 D.Lgs. 286/99, il controllo di gestione è effettuato dallo stesso Nucleo di Valutazione di cui al precedente art. 5, con funzioni di controllo - guida per l’attività dei Responsabili di unità organizzative.
2. Per tale attività (controllo di gestione) il Nucleo è posto in posizione di autonomia e risponde esclusivamente agli organi di vertice del Comune. Riferisce, tuttavia, sulle proprie conclusioni oltre che al vertice politico anche ai funzionari apicali responsabili di strutture organizzative. L’attività di tale servizio si esplica in stretta collaborazione con tutti i servizi dell’Ente.
3. L’attività di tale servizio si esplica in stretta collaborazione con tutti i servizi dell’Ente. In particolar modo per il Servizio Finanziario l’attività di supporto è assicurata dal ragioniere dell’Ente che adempie a tutti i compiti e funzioni assegnategli dal nucleo.
4. Il servizio si avvale in ogni caso del personale dell’area economico - finanziaria e/o del personale di altri settori al fine di agire in modo coordinato ed integrato rispetto al sistema informativo finanziario ed economico - patrimoniale. A tal fine ha accesso a tutti i documenti amministrativi del Comune e può richiedere informazioni verbali o per iscritto.
5. Sono consentiti, comunque, la stipula di convenzioni con altri Enti per l’esercizio del Controllo di Gestione per l’affidamento a terzi del servizio stesso. Per l’espletamento delle sue funzioni il servizio può avvalersi di consulenti esterni, esperti in tecniche di monitoraggio valutazione e controllo e discipline economico - aziendali.
Art. 13
Modalità applicative del controllo di gestione
1. Il Servizio svolge il controllo di gestione sull’attività amministrativa dell’apparato comunale analizzando ed evidenziando il rapporto tra costi e rendimenti, le cause del mancato raggiungimento dei risultati, con segnalazione delle irregolarità eventualmente riscontrate e proposta dei possibili rimedi.
2. Il Servizio formula pareri, proposte, valutazioni e relazioni agli amministratori, ai Responsabili di unità organizzative ed all’organo di revisione, tesi ad indicare elementi di guida e di governo della gestione e tali da conseguire una responsabilizzazione attiva di tutti i soggetti coinvolti.
3. L’applicazione del Controllo di Gestione trova riscontro nelle seguenti fasi operative:
n predisposizione di un piano dettagliato di obiettivi;
n rilevazione dei dati relativi ai costi ed ai proventi nonché rilevazione dei risultati raggiunti;
n valutazione dei dati predetti in rapporto al piano degli obiettivi, al fine di verificare il loro stato di attuazione, il rapporto costi/rendimenti e misurare l’efficienza, l’efficacia ed il grado di economicità dell’azione ontrapresa.
Art. 14
Trasformazione del PEG in budget
1. La fase di cui al punto a) dell’art. 197, comma 2, del D.Lgs 18 agosto 2000, n.267 corrisponde alla predisposizione ed adozione del PEG (Piano Esecutivo di Gestione) o equivalente strumento di attuazione del bilancio.
Art. 15
Sistema di monitoraggio
1. Per il corretto svolgimento del Controllo di Gestione viene predisposto un sistema di monitoraggio e di verifica avente come oggetto l’andamento della Gestione, dei relativi costi e dei suoi risultati.
2. A tal fine la Giunta Comunale, avvalendosi della consulenza e su proposta del Nucleo di Valutazione di cui all’art. 5, sentiti i responsabili delle unità organizzative provvede con proprio atto a definire:
n le unità organizzative a livello delle quali si intende misurare l’efficacia, l’efficienza ed economicità dell’azione amministrativa;
n le procedure di determinazione degli obiettivi gestionali e dei soggetti responsabili;
n l’insieme dei prodotti e delle finalità dell’azione amministrativa, con riferimento all’intera amministrazione o a singole unità organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono sostenuti;
n gli indicatori specifici per misurare efficacia, efficienza ed economicità.
Art. 16
Dati extracontabili
1. Le notizie e i dati necessari al Controllo di Gestione vengono forniti dal sistema contabile dell’Ente.
2. Per consentire ove necessario, una più valida e approfondita analisi, si possono integrare i dati contabili con dati extracontabili.
3. Sulla base di opportune intese e segnalazioni con i responsabili, la Giunta - su proposta del Nucleo di Valutazione di cui all’art.5, può realizzare una mappa di dati extracontabili ritenuti necessari per il controllo di gestione.
Art. 17
Valutazioni comparative
1. Il Servizio di Controllo di Gestione provvede ad effettuare le valutazioni comparative da indicare nei reporting gestionali facendo riferimento:
n ai parametri gestionali dei Servizi degli Enti Locali di cui all’art. 228, settimo comma D.to L.vo 18 agosto 2000 n.267 .
Art. 18
Collaborazione con l’organo di revisione
1. Il Servizio di Controllo di Gestione, avute presenti le disposizioni in vigore afferenti i compiti e le attribuzioni dell’organo di revisione, tiene periodicamente informato il Revisore sullo svolgimento della propria attività ed, ove necessario, riferisce allo stesso sullo stato di realizzazione degli obiettivi e sull’andamento dell’azione amministrativa dell’Ente.
Art. 19
Referti periodici
1. Il Servizio di Controllo Interno riferisce con la periodicità stabilita dall’Amministrazione ai sensi del precedente art. 15, sui risultati della sua attività mediante l’inoltro dei reporting gestionali al Capo dell’Amministrazione, ai Responsabili delle unità organizzative, all’organo di revisione.
2. Tali reporting, ove ritenuto necessario, o se richiesto dall’Amministrazione, dovranno essere accompagnati da una relazione illustrativa che fornisca una lettura chiara dei dati ed indici riportati ed esprima i giudizi valutativi di pertinenza.
Art. 20
Norme finali
1. Con il presente Regolamento vengono abrogati espressamente il Capo VII dall’art. 57 all’art.59 del vigente Regolamento Comunale di Contabilità.
2. Il presente Regolamento entrerà in vigore decorsi dieci giorni dalla data di pubblicazione della deliberazione di approvazione.